Réceptionniste

Ropack Pharma Solutions, une entreprise respectée qui est un fournisseur de premier ordre de services contractuels clés en main d’emballage et de fabrication de formes orales solides pour l’industrie pharmaceutique, nutraceutique, alimentaire, cosmétique, ainsi que l’emballage et la distribution d’essais cliniques au Canada.

Tu es motivé(e) et prêt(e) à relever de nouveaux défis? Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Réceptionniste pour se joindre à notre équipe.

Tes responsabilités

1. Ouverture des bureaux:

• Vérifier les messages dans la boîte vocale générale de la compagnie;
• Vérifier la propreté des lieux : réception et salles de réunion

2. Réception:

• Recevoir les visiteurs et les faire signer dans le registre à l’arrivée et au départ;
• Faire signer le formulaire des règles à suivre aux visiteurs;
• Répondre au téléphone et message vocal pour la fermeture des bureaux;
• Gestion des différentes boites de courriels;
• Prêt des cartes magnétiques d’accès

3. Organisation, gestion de la papèterie et achats divers :

• Achat des fournitures de bureau pour tous les sites;
• Commande d’étampes, palettes papier, encre pour imprimantes;
• Achat des équipements de la trousse de premiers soins
• Commande de café et d’eau;
• Commande des repas lors de visites clients ou d’audits;
• Commande de paniers cadeaux.

4. Tâches de secrétariat pour l’administration;

• Rédiger, mettre à jour ou traduire des textes sur Word, des fichiers Excel ou des présentations Powerpoint;
• Tenir à jour le bulletin d’information diffusé sur les écrans de la compagnie
• Mettre à jour la liste téléphonique de la compagnie.

5. Gestion du courrier:

• Recevoir les envois par messagerie et par la poste : trier, ouvrir et distribuer;
• Préparer les divers envois par courrier (Purolator, Fedex, UPS…) et gestion des bordereaux (pour fins de facturation et suivi des livraisons);
• Préparer les envois de facturation et poster les envois de Ropack;
• Commande des timbres via les finances et expédition des chèques de la compagnie.

6. Suivi hebdomadaire :

• Vérifier le contenu des réfrigérateurs des salles de réunion 1 et 3 et les remplir s’il y a lieu (café, thé, eau, soda);
• S’assurer que la papeterie contient les articles en quantité suffisante.
• S’assurer qu’il y ait suffisamment de papier photocopieur dans l’armoire réservée à cette fin au 2ième étage (secteur corporatif);
• Mettre les alarmes en test à la demande du département de maintenance.

7. Suivi mensuel :

• Imprimer le rapport des compteurs pour les trois photocopieurs en location et les faire parvenir par télécopieur à la compagnie de location.

8. Support aux ventes

• Gestion des expéditions et commandes de divers comptes
• Envoi de dossiers de production de divers comptes

9. Support aux ressources humaines

• Gérer les appels téléphoniques entrants, les filtrer et les transférer selon les besoins.
• Recevoir et enregistrer les candidatures spontanées.
• Accueillir et orienter les candidats pour les tests d’aptitude, leur fournir les consignes nécessaires, organiser la logistique (matériel, installations, etc.) et garantir le bon déroulement des sessions.
• Préparer tous les kits de bienvenue pour le premier jour des nouveaux employés (formulaires administratifs, information sur l’entreprise, etc.).
• Accueillir les nouveaux employés
• Préparer les enveloppes en cas d’accident (CNESST)
• Passer les commandes nécessaires pour les retraites, fêtes d’anniversaire, etc. et assurer le suivi

10. Effectuer toute autre tâche selon les besoins de la compagnie.

• Impression d’étiquettes pour la production
  • Ex : Scan de différents documents

Exigences

• Cours de secrétariat ou expérience pertinente d’au moins un an en tant que réceptionniste;
• Bilinguisme;
• Bonne connaissance de l’environnement Windows.

Compétences

• Personne ayant une très bonne communication, discrétion, sens du service, minutie et bonne organisation

Atouts

• Connaissance de Dynamics GP.

Type d’emploi : Temps plein, permanent